株式会社A様は「毎日の受注状況の実数を早く把握したい」という課題をお持ちでした。
自社製品の生産拠点、流通拠点、営業拠点を全国に構えていて、大小の小売業やスーパー、卸売業や市場が主な顧客です。
商品は毎日出荷していて、受注数も毎日変動するような業態なので毎日の受注実績や受注可能数の把握がとても重要になります。
営業社員はそれぞれの担当顧客の受注状況を絶えず把握し、先々の受注を想定し、受注目標を設定して営業活動をします。持っている情報がリアルタイムに近ければ近いほど営業活動が力を発揮できるようになります。
基幹システムには全体の販売情報が順次入力されていきますが、営業担当者が担当顧客の情報を把握し、さらに全体を統括する管理者にその情報が届くまでの遅れが機会損失につながることもあり、毎日の受注状況を素早く把握することは喫緊の課題です。
各営業社員は担当顧客の情報をExcelで管理しています。基幹システムのデータを把握してそのExcelにデータを入力して使えるようになるまで、かなりの手間と時間を要していました。
ご相談いただいたのは、この「手間と遅れ」問題を何とか解決できないか？でした。
実験も交えて検討した結果、これまで行ってきた情報管理システムはそのまま、つまりExcelによる管理は何も変えずに、基幹システムの情報を取り込む部分だけを自動化するという方針で改善を図ることにしました。
現在は基幹システムのデータを自動的にExcelにコピーするシステムが、基幹システムの稼働に同期する形で動作しています。
営業社員はそれまで必要だった基幹システムの情報を自分のExcelに入力する作業から解放されました。それにもまして、最も望んでいた情報の遅れ問題を解消することができました。リアルタイムに近い形で自動的に営業情報が作られることにより、機会損失の可能性も大きく改善されました。お客さまからも「最近注文しやすくなったね」という言葉も聞かれたとのことでした。
社内で作ってきたExcelの業務システムを少し改善して大きな成果を得た、まさにExcel以上・システム未満のものがたりではないでしょうか。
ただ、この先業務の拡大が想定されますので、Excel依存を少なくする方向でさらに改善を予定しています。
(1)システムの成果
これまで手動で入力していたデータを、フォーマットを変更することなくご対応頂きました。10名前後の担当が毎日データ入力していたので、大きく効率化が進む結果となりました。
(2)開発手法について
弊社独自のデータや仕組みでもあり、内容をご理解頂くには時間がかかったと思いますが、不具合が出てもすぐにご対応頂くなど、丁寧な仕事でした。本当にありがとうございます。
